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Conseils pour un bon affrètement aérien, en jet comme en avion de ligne

air charter et affrètement

air charter et affrètement

 L’affrètement aérien : quelques petites choses essentielles à connaître

Demandez à un acheteur ce qu’il pense des vols affrétés ? Trop chers, est à la réponse la plus courante ! Et pourtant, que ce soit pour l’aviation d’affaires ou le transport de groupes, décider de l’heure de départ ou privilégier un vol direct n’est pas forcément un luxe. DeplacementsPros.com a demandé à un professionnel, Fabrice Mandon de Kevelair, de faire le point sur ce dossier.

 

« Time is money », disent les anglo-saxons, familiers de l’affrètement. Au coup horaire du personnel ou de ses dirigeants, l’avion privé est loin d’être un luxe… C’est même parfois une économie. Pour mieux affréter, nous avons demandé à Fabrice Mandon, de Kevelair, de nous rappeler les conseils de bases pour réussir son affrètement : coûts, disponibilité, organisation, sécurité… Voilà les premiers mots d’un domaine qui peut apparaître complexe. Affréter un avion pour l’organisation d’un événement, un déplacement d’une entreprise ou des vols charters, est un concept très simple à mettre en place même s’il faut bien connaître tous les éléments qui composent cet affrètement. Les affrètements se font à partir d’un passager (aviation d’affaires) pour aller jusqu’ à des vols pour des centaines de passagers. Dans le texte ci-dessous, nous nous intéressons aux vols d’une capacité supérieure à 50 passagers et abordons une liste non exhaustive des questions à se poser pour réussir son affrètement.

La première question que se pose un acheteur est basique : pourquoi affréter ?
Les compagnies régulières proposent de nombreuses destinations sur les principaux aéroports du monde mais avec des horaires à respecter, des sièges souvent en nombre limité (plusieurs vols souvent) et des conditions drastiques de réservation. Elles desservent en outre les aéroports principaux qui ont des flux importants de passagers.

L’affrètement, à l’inverse, permet de bâtir un vol en choisissant les aéroports, les horaires souhaitées et offre une grande flexibilité pour l’ organisation de voyage : il est possible de décider du nombre de passagers, des prestations à bord avec une personnalisation totale du déplacement.

Il offre souvent au dessus de 100 sièges un prix plus abordable que celui des compagnies régulières, ceci dépendant bien sûr des trajets et du temps sur place.

 

Quel type d’appareil choisir et à quel prix ?

Les appareils disponibles en affrètement sont les mêmes que ceux utilisés en vols réguliers avec souvent une variable du nombre de sièges ; suivant la prestation demandée, un appareil peu s’avérer plus adéquat qu’un autre mais la standardisation des flottes offre peu de différences entre les constructeurs. Il convient aussi de noter que la plupart des compagnies régulières proposent elles aussi des affrètements avec leurs appareils de ligne.

Le prix de l’affrètement est déterminé en fonction des critères suivants : la période demandée qui va influer sur le fait de laisser l’avion sur place ou pas (les affrètements coûtent souvent moins chers l’hiver que l’été) , le nombre de passagers et les prestations demandées à bord.

Ces prix peuvent être donnés tout inclus ou en excluant les taxes passagers, le catering et d’autres items qui peuvent rapidement influencer le prix ; il convient donc de bien connaître tous les éléments de l’offre avant de décider. Comme dans les compagnies régulières, un indice pétrole et variation du taux de change entre le dollar us $ et l’euro est fourni.

Que comprend un affrètement ?

Dans le cas d’un affrètement tout compris, le vol se déroule comme un vol régulier : du trajet à l’aéroport jusqu’à l’embarquement à bord, via le comptoir d’enregistrement. L’affrètement aérien prend en charge les voyageurs de l’aéroport de départ jusqu’à aéroport de destination ; la gestion des passagers, des bagages , des accès à l’appareil incombe au transporteur affrété. Du point des responsabilités, le transporteur doit s’assurer d’avoir toutes les autorisations d’exploitation du vol, et doit assurer le transport demandé d’un point A à un point B.

Le contrat d’affrètement , comment faire ?

Une fois le vol confirmé auprès d’une compagnie aérienne, celle-ci doit envoyer à l’acheteur un contrat d’affrètement avec tous les éléments du vol, numéros de vol, nombre de passagers autorisés, les prestations incluses, le poids des bagages ainsi que tous les détails du vol ; celui-ci doit en outre, comporter les articles sur les responsabilités de chaque partie, les conditions générales et les assurances.

Les conditions de règlement diffèrent peu entre les compagnies et sont généralement les suivantes : un acompte de 10 à 20 % à la signature du contrat et un solde 2 ou 3 semaines avant le départ . Dans le cas d’une facturation des taxes passagers, le transporteur facture généralement le nombre de sièges à bord pour opérer une réconciliation sur le nombre de passagers transportés à l’issue du vol. Ceci peut prendre souvent jusqu’à 15 jours suivant les vols.

Vous l’aurez compris, affréter un appareil donne toujours beaucoup de flexibilité et d’espace de négociation qu’un vol régulier et permet de fortement personnaliser votre transport. Vérifier, contrôler et étudier sont bien les trois mots clés d’un affrètement réussi pour éviter tous les désagréments. C’est sans doute pour vous accompagner dans cette démarche que beaucoup de spécialistes conseillent à l’entreprise d’être accompagné par un courtier, rompu aux pièges du domaine et qui vous garantira la bonne marche de votre projet que ce soit pour 4 ou 4000 voyageurs !

Fabrice Mandon – Kevelair